Inventário de Estoque
Passo a passo para realizar inventário e contagem no estoqueEste documento tem como objetivo orientar ao usuário na correta utilização e geração do inventário de estoque nas versões 1.58.0 ou superiores, bem como as alterações realizadas a partir desta versão.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Como era feito inventário nas versões anteriores?
Nas versões anteriores (v1.55.0 ou inferior), ao gerar o inventário, era necessário informar apenas a data (sem horário) para o qual você estivesse realizando a contagem, com isso o sistema lançaria o valor adicionado para o inventário no início do dia em questão, somando toda e qualquer movimentação da mercadoria para aquele dia (entrada ou saída). Com isso, o cálculo do estoque poderia ser diferente do real, caso houvesse entradas e saídas entre o início do dia e o horário real da contagem.
Inventário por Data e Hora
A versão 1.58.0 (ou superiores) traz uma digitação de estoque com data e hora para a contagem realizada, ou seja, mesmo que o inventário seja feito no início ou no meio do dia, basta informar o horário para o qual o sistema deve lançar essa contagem de estoque, permitindo que, somente as movimentações posteriores ao horário da contagem informada agreguem ao saldo do final do dia.
Notas de Entrada Anteriores ao inventário
Em muitos casos é necessário realizar o lançamento de notas de compra retroativas (de datas anteriores), esta operação ainda é permitida, porém, ao lançar uma movimentação de entrada de mercadoria, se houver uma digitação de estoque via inventário com data maior que a nota de compra, este documento de entrada não deverá calcular junto ao estoque após a data do inventário.
Mas afinal, o que é inventário?
Inventário é um valor real do estoque, no qual deve ser feito apenas quando houver a contagem do mesmo e adicionado os valores reais contados. A correta geração do inventário deve ser realizada periodicamente, conforme orientação da legislação e seus valores devem ser levados junto ao sped. *O inventário é feito por grupo de mercadorias.
Inventário ou Ajuste?
O ajuste é um valor adicionado ao estoque para realizar uma alteração rápida, como exemplo, quando é dado baixa de um produto vencido ou quebrado, apenas para "ajustar o estoque", por tanto, sempre que necessário realizar ajustes no estoque (alterações rápidas), utilize o menu para o mesmo. O inventário, conforme dito anteriormente, deve ser utilizado para “contagem de estoque” e não é recomendado como "ajuste de estoque". Porém, mesmo sabendo que é possível realizar um “ajuste” para a mercadoria, você deve estar atento com a legislação da sua UF, pois somente o inventário realiza a escrituração fiscal (registro H para o sped).
Gerando o Inventário
Passo a passo para geração do inventárioPara geração do inventário é recomendado que você já tenha realizado a contagem física dos estoque em que deseja realizar a alteração. Recomendamos também que você não movimente o produto a ser alterado durante a realização da geração de inventário de estoque, evitando assim lançamento de valores irreais no sistema e permitindo um cálculo mais exato no estoque do produto.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
1 - Gerar relatório de contagem
Antes de adicionar os valores de contagem do estoque, realize a geração do relatório de contagem, para isso acesse o APC / Solution, clique no menu Estoque, vá até o submenu Inventário e depois em Relatório de Contagem;
2 - Filtro e Configurações
Na tela de filtros você deverá informar obrigatoriamente a data e hora em que foi feito a contagem (será o período que o sistema deve se basear para gerar o inventário), você poderá informar outros filtros para melhorar sua consulta. Antes de clicar em “Visualizar” certifique-se de que o filtro “gerar inventário” está selecionado.
3 - Relatório de Contagem por data e hora
Em seguida será aberto o relatório de contagem para inventário, demonstrando o valor atual (conforme data e hora selecionada) para o estoque calculado pelo sistema (antes da digitação de contagem).
4 - Digitação de Contagem
Após a geração do relatório para inventário, vamos realizar a digitação do estoque de contagem. Clique em fechar o relatório e acesse o menu Estoque, submenu Inventário e em seguida clique em “Digitação Contagem”.
Orientação
Está área será utilizada efetivamente para realizar a alteração no estoque, verifique atentamente a data e hora para o qual foi gerado o registro, evitando lançamentos no sistema diferentes dos reais apresentados no estoque físico dos produtos. Lembrando também que qualquer valor anterior a data/hora da digitação serão desconsiderados e será assumido o valor digitado no inventário.
5 - Tela de Digitação de Contagem
A tela de seleção e ajuste do inventário deverá ser mostrada conforme ilustração abaixo. Os itens trazidos nesta tela são os mesmos dos filtros utilizados na geração do relatório de contagem de inventário (gerado anteriormente) e qualquer alteração realizada, será adicionada na data e hora para o qual foi gerado o relatório.
6 - Adicione os estoques contados
Na coluna “Quantidade Contada” adicione os valores de estoque que foram contados e em seguida certifique-se que a coluna “Atualiza” esteja marcada (conforme ilustração abaixo).
Exemplo
Em nosso terceiro item o estoque do sistema para aquela data e hora informada no registro de inventário teria o valor negativo de -6.201,00 lts (conforme coluna Estoque na Data/Hora), porém ao fazer a contagem, foi constatado que o estoque seria de 300,00 lts, adicionamos o valor na coluna Quantidade Contada e o sistema automaticamente marcou a opção “Atualiza”, indicando que o estoque seria atualizado devido a informação adicionada.
OBS: Os valores só serão alterados se a coluna “Atualiza” do item em questão estiver marcada. Para as colunas sem marcação, o estoque não será modificado.
Atenção
Cuidado com os estoques que não devem ser atualizados, caso você deixe marcado a coluna “Atualiza” para um item que não deve ser atualizado, o mesmo receberá o valor que constar na coluna quantidade.
Exemplo
Na imagem ilustrada acima deixamos marcados o primeiro e o terceiro item, porém não queríamos atualizar o primeiro item, se confirmar a operação com a coluna “Atualiza” marcada, o estoque do primeiro item assumirá o valor de 0 (zero).
Ajustar Estoque Contado
Após realizar a digitação do estoque e confirmar os itens citado anteriormente, confirme a data e hora para o qual está sendo feito o inventário, para evitar diferenças de estoque. Após realizar todas essas confirmações, clique sobre o botão “Ajustar Estoque Contado” (no canto superior direito da tela);
Atualizar registros de data e hora
Se necessário realizar a alteração da data e hora para o qual o estoque será lançado antes da confirmação, você poderá clicar sobre a coluna “Data/Hora da Contagem” do item em questão e adicionar o período para o qual você deseja realizar a contagem de estoque. Se preferir também, você poderá clicar com o botão direito sobre os registros e selecionar a opção “Atualizar todos registros para esta Data/Hora”, porém nessa situação, todos os itens deverão ter sua data e hora atualizadas.
Relatórios de Estoque
Mudanças e diferenças na visualização de relatóriosEsta parte do documento tem como intuito orientar o usuário na geração e visualização dos principais relatórios de estoque, bem como o entendimento sobre as mudanças ocorridas após a contagem de estoque por horário.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Ficha de Estoque por Produto
Além da alteração no lançamento do inventário, os relatórios de estoque também terão os itens com registro de contagem calculado por data e hora. Nesta parte do documento usaremos como exemplo o relatório de Ficha de Estoque por Produto.
v1.57 ou inferiores
Visualize a imagem de ilustração abaixo e note que o primeiro registro indica um inventário (lançado às 15:49) para o etanol na quantidade de 300,26, porém nas versões anteriores, esse lançamento é adicionado no início do dia, ou seja, antes de qualquer movimentação do estabelecimento, fazendo com que, qualquer movimentação anterior ao registro seja somada ou subtraída no estoque, como podemos visualizar no terceiro item, uma nota de compra, que foi adicionada no início do dia (07:35), porém aparece após o inventário (que foi lançado às 15:49).
v1.58 ou superiores
Visualize a imagem de ilustração abaixo e note que o primeiro registro indica uma compra (lançada às 07:17) para a gasolina comum na quantidade de 5.000, em seguida temos no item 2 um lançamento de inventário, percebe que nesta versão (1.58.0 ou superior) o registro de contagem para o inventário foi lançado depois da nota de compra, devido ao horário informado na geração do registro (15:15). Neste caso toda movimentação realizada antes do inventário será mantida e o estoque começará a ser recontado a partir do horário do inventário.
Movimentação de estoque diária
Outro relatório que podemos usar como exemplo é o “Movimentação de estoque diária”, demonstrando os valores diários de movimentação das mercadoria, veja a seguir um exemplo de um registro de inventário lançado com o valor final de 3.000,00 às 12h, com posterior lançamento de uma compra de 500 com entrada às 9h da manhã que havia sido esquecida de lançar.
v1.57 ou inferiores
No início do dia temos um valor de 2.000,00 lts disponíveis, às 12h realizamos um inventário de 3.000,00 lts para nossa mercadoria, onde nosso estoque final deve ficar com 3.000,00 lts, conforme exemplo em imagem:
Em seguida lançamos uma nota de entrada de 500,00 lts, com a movimentação para as 9h da manhã, ao gerar o relatório de movimentação diário, nosso estoque deve mostrar o valor final de 3.500,00 lts, pois o sistema considera que o inventário foi realizado no início do dia (mesmo tendo feito às 12h), com isso é calculado como incial do dia o valor lançado no inventário (3.000,00) e depois somado à nota de compra (500,00), deixando um saldo final de 3.500,00.
Note que nesta versão (1.57 ou inferiores) o inventário é calculado como incial do dia, desconsiderando apenas o saldo inicial e sendo assumido como tal.
v1.58 ou superiores
Usando os mesmos valores citados acima temos no início do dia um valor de 2.000,00 lts disponíveis, às 12h realizamos um inventário de 3.000,00 lts para nossa mercadoria, onde nosso estoque final deve ficar com 3.000,00 lts, conforme exemplo em imagem:
Em seguida lançamos uma nota de entrada de 500,00 lts, com a movimentação para as 9h da manhã, ao gerar o relatório de movimentação diário, nosso estoque deve mostrar o valor final de 3.000,00 lts, pois nesse caso, se o valor de inventário estiver depois da movimentação, o mesmo deve ser considerado como valor final, deixando nosso Saldo Final com o valor de 3.000,00.
Note que nesta versão (1.58 ou superiores) o inventário é calculado no horário em que for lançado, definindo assim um valor como saldo final para o horário que foi registrado.