Cadastro de E-mails
Configurações de E-mail para envio de NF-e, NFC-e e BoletosEste documento tem como objetivo orientar ao usuário a realizar a configuração de e-mails, para envio de documentos NF-e, NFC-e, boletos e demais arquivos por e-mail. A funcionalidade está disponível em todas as versões.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Para que serve esta configuração?
Muitas vezes o cliente do posto deseja que sua DANFE de NFe, Cupom Eletrônico (NFC-e) ou Boleto, sejam enviados para seu e-mail, ou seja, além da impressão no ato da emissão, ainda é possível que estes documentos sejam enviados para o e-mail do consumidor.
Quais são as informações enviadas no e-mail?
Atualmente, até as versões 1.70.0, as informações enviadas são:
Arquivo XML: Apenas para NF-e e Cupom Eletrônico. É anexado o arquivo da mesma xml enviada para sefaz, também é a mesma solicitada pela contabilidade do estabelecimento.
Arquivo PDF: Para qualquer documentos enviado por e-mail. É anexado o arquivo no formato de pdf, com um espelho (cópia) do documento que foi impresso. Para Cupom Eletrônico, o envio só acontece em versões 1.70.0 ou superiores.
Número e Série: Apenas para NF-e e Cupom Eletrônico. Na descrição do e-mail (assunto do e-mail) é levada a descrição "NFC-e NUMERO Ser. SERIE", para melhor identificação das notas. Ex: Cupom eletrônico de número 184 e de série 119, será levado com a descrição "NFC-e 184 Ser. 119", veja uma imagem modelo:
Demais informações: Para a descrição do texto levado no e-mail e demais informações, é possível configurar através da área específica de Mensagem Padrão (veremos a seguir).
O que é preciso para configuração de e-mail?
Para realizar a configuração e envio de e-mail é necessário alguns pré requisitos por parte do usuário, onde esses requisitos poderão ser solicitados e realizados pelo técnico de informática do estabelecimento. Veja a seguir:
Dados do provedor: É necessário que o usuário tenhas em mãos as configurações do provedor de e-mail a ser utilizado, tais como servidor SMTP e POP, porta SMTP e POP, login e senha do e-mail.
Provedor liberado: O provedor utilizado pelo estabelecimento para envio de e-mail deve estar liberado para uso e envio destes e-mails, ou seja, não podemos simplesmente fazer a configuração se o provedor de e-mail não autorizar o uso das portas e dos dados.
Firewall ou programa de bloqueio: Como todo o uso de nossos aplicativos, o envio de e-mail também necessita de permissões especiais, com isso é importante que existam exceções no firewall, programas de bloqueio, permissões do windows e também devemos cuidar com alguns antivírus.
Configuração prévia para envio: Configuração correta de E-mail no SPINFe ou APCON (conforme veremos a seguir)
Cliente com e-mail cadastrado: No cadastro de consumidor deve conter um e-mail válido para envio dos arquivos (conforme veremos a seguir).
Configuração para envio de e-mail
Após conferir os pré requisitos citados acima, já é possível realizar a configuração para envido de e-mail, siga os passos abaixo:
Execute o APC, navegue até o menu Sistema, submenu Empresa e em seguida clique sobre Cadastro de E-mails. Ou Execute o SPINFe e em seguida clique sobre o menu Contas de E-mails;
Na seleção de e-mails, clique em “Novo” (para adicionar uma nova configuração) ou clique em “Editar” (para alterar algum configuração);
Em seguida, basta adicionar as informações passadas pelo provedor. Veja abaixo alguns modelos de configurações possíveis para utilização.
Atenção: Os modelos de configurações indicados a seguir, são apenas exemplos de provedores que podem ser usados. Por isso lembramos que cada conta de e-mail deve ter sua configuração passada pelo seu provedor e-mail.
Configuração de e-mail BOL
- Empresa: Selecione a empresa para configuração
- Finalidade: Escolha entre NFe (usada também para NFC-e) ou Boleto
- Servidor SMTP: smtps.bol.com.br
- Servidor POP: pop.bol.com.br
- Porta SMTP: 587
- Porta POP: 993
- Conta de Login: E-mail do posto.
- Senha: Senha do E-mail do posto.
- Autenticação: Sim
- Aut. SSL: Sim
- Aut. TLS: Sim
- Email: Email do posto para envio de cópia do e-mail enviado para o cliente.
- Cópia para: E-mail secundário do posto para envio de cópia do e-mail enviado para o cliente. *Opcional
Para saber mais sobre esta configuração clique aqui.
Configuração de e-mail GMAIL IMAP
- Empresa: Selecione a empresa para configuração
- Finalidade: Escolha entre NFe (usada também para NFC-e) ou Boleto
- Servidor SMTP: smtp.gmail.com
- Servidor POP: deixe em branco
- Porta SMTP: 587
- Porta POP: deixe em branco
- Conta de Login: E-mail do posto.
- Senha: Senha do E-mail do posto.
- Autenticação: Sim
- Aut. SSL: deixe em branco
- Aut. TLS: deixe em branco
- Email: Email do posto para envio de cópia do e-mail enviado para o cliente.
- Cópia para: E-mail secundário do posto para envio de cópia do e-mail enviado para o cliente. *Opcional
Para saber mais sobre esta configuração clique aqui.
Configuração de e-mail GMAIL POP
Etapa 1: Ativar o POP no Gmail
Faça login no Gmail.
No canto superior direito, clique em "Configurações".
Clique em Encaminhamento e POP/IMAP.
Selecione Ativar POP para todos os e-mails ou Ativar POP para os e-mails que chegarem a partir de agora (Etapa 1).
Selecione o que fazer com suas mensagens após o cliente ou dispositivo POP recebê-las (Etapa 2). Recomendamos a primeira opção, mantendo a cópia do Gmail na Caixa de entrada.
Clique em Salvar alterações.
Etapa 2: Configurar o SPINFE
- Empresa: Selecione a empresa para configuração
- Finalidade: Escolha entre NFe (usada também para NFC-e) (usada também para NFC-e) ou Boleto
- Servidor SMTP: smtp.gmail.com
- Servidor POP: pop.gmail.com
- Porta SMTP: 465
- Porta POP: 995
- Conta de Login: E-mail do posto.
- Senha: Senha do E-mail do posto.
- Autenticação: Sim
- Aut. SSL: Sim
- Aut. TLS: deixe em branco
- Email: Email do posto para envio de cópia do e-mail enviado para o cliente.
- Cópia para: E-mail secundário do posto para envio de cópia do e-mail enviado para o cliente. *Opcional
Para saber mais sobre esta configuração clique aqui.
Teste de Envio
Ao finalizar a configuração de e-mail é possível realizar um "teste" e identificar se está tudo certo com a configuração. Para isso clique sobre o botão “Testar Conta de Email” ou em “Testar Envio pelo Serviço”:
Aguarde o envio de e-mail teste:
Se tudo estiver correto ele deve retornar a mensagem de “E-mail enviado com sucesso" e você poderá acessar a caixa de entrada do seu e-mail, onde deverá conter esse e-mail teste;
Confirme as informações passadas para configuração (lembre-se de deixar as configurações passadas pelo provedor e não os exemplos passados pela Softplus) e clique em Confirmar para gravar.
Mensagem Padrão
Após as configurações do provedor de e-mail, é possível cadastrar a "Mensagem Padrão" que será levada no e-mail juntos dos arquivos anexados (conforme citado anteriormente). Essa
Texto padrão do sistema
Por padrão o sistema já traz uma mensagem específica para enviar por e-mail.
NFe {NUM_DOC}, emitida em {DATA_EMIS_DOC}
Destinatário {NOME_DEST} - CNPJ/CPF {CNPJ_CPF_DEST}
- NFe Chave : {NFE_CHAVE}
- CCe protocolo : {NFE_PROTOCOLO}
Att.
{EMPRESA_NOME}
{EMPRESA_EMAIL}
Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica do Ministério da Fazenda
em www.nfe.fazenda.gov.br e clique em Consultar NF-e Completa.
Basta o usuário alterar conforme sua preferência. É possível ainda utilizar os Macros, conforme veremos abaixo.
Macros
Macros são tags auxiliares para o envio da mensagem padrão de e-mail. Esses itens permitem ao usuário adicionar um texto padrão e utilizar dados específicos da venda, tais como data e hora da emissão, informações da empresa e até mesmo informações do consumidor.
Os Macros são identificados com a separação por "Chaves {}", ou seja, tudo que tiver dentro dessas chaves "{}" será considerado como macro. Porém, é importante verificar se existe o macro disponível para utilização no sistema, para isso é possível clicar no botão "Adicionar Macro", onde o sistema demonstra todos as tags que podem ser utilizadas. Veja a seguir o seu funcionamento:
Utilizando o texto já trazido pelo sistema é possível identificar alguns macros referenciados, tais como {NUM_DOC}, {DATA_EMIS_DOC}, {NOME_DEST}, entre outros.
Significado de cada macro
É importante também reconhecer a referência que cada macro adicionará na mensagem padrão, por isso deixaremos abaixo uma breve identificação de cada um deles:
DATA: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, a data (sem horário) no qual o documento foi gerado.
HORA: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o horário (sem data) no qual o documento foi gerado.
DATA_HORA: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, a data e hora no qual o documento foi gerado.
NOME_DEST: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o nome do consumidor referenciado no documento emitido.
EMAIL_DEST: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o e-mail do consumidor referenciado no documento emitido.
CNPJ_CPF_DEST: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o CPF ou CNPJ do consumidor referenciado no documento emitido.
NUM_DOC: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o número do documento que foi emitido.
VALOR_DOC: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o valor do documento que foi emitido.
DATA_EMIS_DOC: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o valor do documento que foi emitido (transmitido para sefaz).
NFE_CHAVE: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, a chave eletrônica gerada para o documento que foi emitido.
NFE_PROTOCOLO: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o protocolo de autorização gerado para o documento que foi emitido.
BOL_DATA_VENC: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, a data de vencimento do boleto gerado (somente para configuração de boletos).
EMPRESA_NOME: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, a descrição do estabelecimento que emitiu o documento.
EMPRESA_EMAIL: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o e-mail do estabelecimento que emitiu o documento.
EMPRESA_CNPJ: Este macro adiciona automaticamente na mensagem enviada por e-mail, o CNPJ do estabelecimento que emitiu o documento.
Parâmetros para envio de e-mail
Além da configuração para envio, é importante ficar atento nos parâmetros de e-mail que veremos a seguir, pois essas opções podem afetar as operações de envio das informações e dos arquivos para o consumidor. Veja abaixo:
E-mail no cadastro de cliente
Para que o sistema realizar o envio dos documentos por e-mail, é necessário que no cadastro do cliente tenha um e-mail válido cadastrado.
Para cadastrar o e-mail de recebimento do consumidor, acesse o APC, navegue até o Menu Vendas e clique sobre Cadastro de Cliente, em seguida vá até a aba Contato/Cobrança e no campo E-mail adicione um e-mail válido.
Envio de NF-e ou NFC-e por e-mail
Por padrão, o sistema envia automaticamente os documentos de NF-e e NFC-e por e-mail para o consumidor. Sempre que ocorre uma venda para o mesmo, a nota gerada é enviada automaticamente para o e-mail cadastro para o consumidor (conforme visto anteriormente).
Porém, é possível que o consumidor decida por "não receber suas notas por e-mail", com isso é possível "cancelar o envio automático de e-mail”. Para realizar esse procedimento acesse o APC, navegue até o Menu Vendas e clique sobre Cadastro de Cliente, em seguida vá até a aba Propriedades e marque/desmarque a(s) opção(ões) “Não envia email automático NFCE” e “Não envia email automático NFE” conforme preferência do consumidor.
Envio de boleto por e-mail
Para que o boleto seja enviado para o e-mail do consumidor, basta selecionar a opção “e-mail” no campo “processamento”, no momento da geração e emissão do boleto.
Caso tenha dúvidas na geração e emissão de boleto clique aqui.