Digitação de Cheques
Orientação sobre a correta utilização do menu Digitação de Cheques RecebidosEste manual tem como intuito orientar ao usuário na utilização correta da opção de digitação de cheques através dos sistemas gerenciais do APC ou Solution. Bem como o entendimento sobre a tela de cheques, o lançamento e manutenção dos mesmos.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Para que serve a Digitação de Cheques?
Esta área é utilizada para consulta e manutenção de cheques recebidos, também é possível identificar todos os tipos de lançamentos, tais como cheques em aberto, quitados ou vencidos. Nesta tela ainda é possível realizar o lançamento manual de um novo cheque recebido.
Posso quitar um cheque por aqui?
Não. Esta tela é usada apenas para consulta e lançamento de cheques recebidos. Para realizar a quitação de cheques, vá até o Caixa Geral para o qual deseja quitar o cheque e clique sobre a aba “Cheques Quitados” e insira o cheque em questão ou vá até o menu Cheques e Cartões, em seguida no submenu Quitação de Cheques Recebidos e realize a quitação para o último caixa geral em aberto.
Localização
Para acessar a tela de Digitação de Cheques siga os passos abaixo:
Execute o APC ou Solution e vá até o menu Cheques e Cartões e em seguida clique sobre Digitação de Cheques Recebidos;
Barra de Configuração de Colunas
Ao abrir a tela de “Digitação de Cheques Recebidos”, a primeira opção mostrada (como as demais telas do sistema) é a Barra de Configuração de Colunas, clique aqui e saiba mais.
Filtros
Na área de filtros é possível selecionar os dados para consultas de cheques, filtrando informações específicas e trazendo resultados mais precisos, veja os filtros disponíveis na tela de Digitação de Cheques Recebidos:
Período
Você poderá filtrar os cheques recebidos por período, selecionando por “data de emissão”, “data de vencimento” ou “data de quitação” do cheque. Em seguida informe a data inicial e final para consulta.
Dados do Cliente
É possível realizar o filtro dos cheques especificando o cliente / consumidor, consultando por CNPJ/CPF, cliente, nome do terceiro (quando o cheque for recebido por terceiros) e/ou placa do veículo.
Banco
Neste campo, quando o cheque recebido já estiver quitado, é possível filtrar o banco para onde os cheques foram direcionados, trazendo apenas cheques com o banco em questão.
Caixa
Neste campo, quando o cheque recebido já estiver quitado, é possível filtrar por caixa geral, permitindo informar o caixa para no qual o cheque foi quitado. Se você clicar no ícone da impressora/caixa ( ICO ) ao lado do campo “caixa” poderá selecionar manualmente o caixa que deseja consultar (só é possível selecionar caixas em aberto).
Número Cheque
Neste campo, é possível fazer um filtro por número de cheque recebido.
Tipo de Cheque
Neste campo, você poderá filtrar por “Tipo de Cheque”, trazendo uma consulta com apenas os tipos de cheques selecionados, tais como, “Pré-datados”, “À vista”, “Devolvidos”, entre outras opções. Os tipos “Pré-datados” e “À Vista” são definidos no recebimento / lançamento do cheque no sistema. Os demais tipos (Devolvidos, furtados e etc) são definidos diretamente nesta tela (conforme veremos a seguir).
Situação
Neste campo, você poderá filtrar os cheques recebidos por “situação”, trazendo cheques “quitados”, “vencidos”, “pendentes” ou “todas as situações”. Quando não informado o campo, deverá trazer qualquer situação.
Cores das Situações
Neste campo, é passado uma orientação sobre os cheques filtrados, onde as cores das situações são:
Preta: Nesta situação, teremos cheques recebidos que ainda estão pendentes de quitação.
Verde: Nesta situação, teremos cheques recebidos que já foram quitados em alguma data/caixa.
Vermelho: Nesta situação, teremos cheques recebidos que estão pendentes de quitação, porém o mesmo já está vencido.
Veja uma imagem de exemplo da consulta de cheques, onde todos trazido na busca já estão quitados (percebe-se pela cor verde), auxiliando na identificação dos registros trazidos:
Veja outra imagem de exemplo, onde é mostrado duas cores diferentes, indicando que os cheques mostrados na lista estão quitados (em verde) e alguns estão vencidos (em vermelho):
Pesquisar / Limpar
Após informar os filtros desejados, você ainda poderá configurar o número “máximo de registros” que serão trazidos na consulta, e em seguida, basta clicar em “Pesquisar”, para consultar as faturas ou se desejar poderá clicar em “Limpar” para cancelar a configuração realizada para os filtros;
Alteração do tipo de cheque
Na lista de cheques trazidos na consulta, você poderá “alterar” o “tipo de cheque”, selecionando um item e clicando com botão direito sobre o mesmo. Podendo definir se o cheque é “devolvido”, “furtado”, “sem fundos” ou de “cobrança externa”. Além da alteração via “botão direito do mouse”, é possível setar o tipo de cheque na edição do mesmo (conforme veremos a seguir);
Observação: A “Alteração de Cheques”, poderá ser realizada mesmo que o caixa geral para onde o registro foi quitado, estiver fechado fechado!
Botões Inferiores
Na parte inferior direita da tela de “Seleção de Cheques”, é possível encontrar os botões para adicionar, alterar ou excluir um ou mais registros de cheques.
Novo (Ins)
Para adicionar um registro de cheques recebidos, basta clicar em “Novo” ou utilizar a tecla Insert (no teclado), em seguida adicionar as informações do item em questão (veremos a tela a seguir).
Editar (Enter)
Para editar um registro de cheques recebidos, basta selecionar o mesmo e clicar em “Editar” ou utilizar a tecla Enter (no teclado), em seguida alterar as informações do item em questão (veremos a tela a seguir).
Importante: Para alteração nos dados do cheque é necessário que o caixa geral para onde o registro foi quitado, deve estar aberto.
Excluir (Del)
Para deletar / excluir um registro de cheques recebidos, basta selecionar o mesmo e clicar em “Excluir” ou utilizar a tecla Delete (no teclado), em seguida confirmar a exclusão do item em questão.
Orientação
Só é permitido a exclusão de registros que ainda não foram quitados. Caso contrário deverá retornar o alerta: “Cheque já quitado, você não poderá excluí-lo”
Cancelar (Esc)
Para sair da tela de registros de cheques recebidos, além de ter a opção de fechar no “X”, você poderá clicar em “Cancelar” ou utilizar a tecla Esc (no teclado).
Digitação e Manutenção de Cheques
Ao adicionar ou editar um registro de cheques recebidos (conforme orientado acima em Botões Inferiores), você terá as seguintes opções:
Caixa Frentista
Neste campo você poderá selecionar o caixa frentista para o qual deseja lançar o recebimento do cheque. Para selecionar um caixa frentista basta clicar no ícone da impressora/caixa ( ICO ) ao lado do campo em questão.
Observação: O caixa frentista selecionado deverá levar o registro de recebimento (emissão) do cheque, a quitação desse cheque entrará para o caixa geral com a mesma data de seu vencimento.
CMC7
Neste campo você deverá digitar o CMC7 (Caracteres Magnéticos Codificados em Sete Barras) do cheque que deseja dar entrada. Este código é uma combinação de banco, agência, conta, número e demais dados sobre a compensação do cheque.
Dados do Banco
Neste campo deverá ser informado os dados do banco vinculado ao cheque, onde agência, conta corrente e cheque número será preenchido automaticamente após a inserção do CMC7. O banco selecionado para vínculo no registro do cheque, será o mesmo onde o valor desse cheque entrará.
Valores
Neste campo deverá ser informado os dados adicionais de valores e forma de pagamento do cheque. Na forma de pagamento, ao informar “à vista”, a data de vencimento vai depender do parâmetro geral “Vencimento de cheques a vista no dia”. Para forma de pagamento “pré-datado”, você poderá selecionar a data de vencimento. No campo “Placa”, se houver placa de veículo, você poderá informá-la neste campo.
Cliente com Cadastro
Neste campo você poderá informar o cadastro do cliente, onde a obrigatoriedade deste campo será definida no parâmetro geral “Obrigar cadastro do cliente” ao inserir um cheque no sistema. Ainda nesta área é possível setar a opção “Cheque Terceiro”, para indicar que o cheque a ser lançado não é do cliente cadastrado, habilitando assim o campo “Cliente sem cadastro” (conforme veremos a seguir).
Cliente sem Cadastro
Este campo será habilitado, somente se for selecionado o parâmetro “Cheque Terceiro”, no campo “Cliente com cadastrado” (conforme orientado anteriormente). Onde você deverá adicionar obrigatoriamente (se selecionado o parâmetro), os dados do terceirizado.
Informações de quitação
As informações passadas nestes campos são dados utilizados para quitação do cheque tais como:
Alínea de devolução
Este campo será habilitado, somente se for selecionado o tipo de documento como “devolvido”, “sem fundos” ou “furtado”. Quando habilitado, permite que você informe o motivo pelo qual o cheque não pode ser quitado, ou seja, porque o cheque está sendo devolvido.
Local do documento
Este campo permite informar a localização do documento, permitido o usuário identificar para onde foi o cheque antes de sua quitação. Como exemplo: Cofre, gaveta ou em alguns casos os funcionários utilizam o cheque em outros estabelecimentos.
Emissão
Este campo deverá informar a data de lançamento do cheque no sistema, onde a mesma deve assumir a mesma data do caixa frentista selecionado para adicionar o registro do cheque recebido.
Vencimento
Este campo deverá informar a data de vencimento do cheque no sistema. A data de vencimento vai depender do campo “tipo do documento”, quando for pré-datado a data de vencimento deve se em média de 30 dias após a emissão do cheque no sistema, se for a vista vai depender do parâmetro geral “Vencimento de cheques a vista no dia”, podendo levar o mesmo dia da emissão ou deverá assumir “um dia útil” após a emissão.
Data de Quitação
Este campo deverá informar a data de quitação do cheque no sistema, onde a mesma deve assumir a mesma data do caixa geral em que o cheque foi quitado.
Conta Depósito
Este campo deverá informar a conta depósito que foi selecionada para quitação do cheque. Esta conta depósito é selecionada em parâmetros gerais, na aba financeiro, no campo “Conta para depósito de cheques”, onde a mesma será selecionada automaticamente, sempre que o cheque for quitado.
Observação
Este campo permite informar uma observação para o cheque recebido.