Manutenção de Cartões
Orientação sobre a correta utilização do menu Manutenção de CartõesEste manual tem como intuito orientar ao usuário na utilização correta da opção de Manutenção de Cartões. O gerenciamento dessas operações será realizado através dos sistemas gerenciais do APC ou Solution. A funcionalidade está disponível em versões 1.64.0 ou superiores.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Para que serve a Manutenção de Cartões?
Esta área é utilizada para consulta, lançamento, alteração, quitação e entre outras manutenções gerais de cartões. Nesta área também é possível identificar os registros que possuem ou não configuração e conciliação com as administradoras, lançamentos de cartões manuais, situação de cada cartão, entre outras informações importantes que veremos a seguir.
Posso quitar um cartão por aqui?
Sim. Essa tela permite a quitação de cartões, podendo consultar, quitar, estornar ou excluir registros através desta tela de seleção de cartões, entre outras funções vistas através da opção "Editar".
Os cartões que forem quitados por esta tela, entrarão para o primeiro caixa geral que estiver em aberto no sistema. Para saber mais sobre a quitação de cartões nesta tela, acesse a área "Quitação de Cartões" deste manual.
Localização
Para acessar a tela de Manutenção de Cartões siga os passos abaixo:
Execute o APC ou Solution e vá até o menu Cheques e Cartões e em seguida clique sobre Manutenção de Cartões;
Botões Superiores
Na abertura da tela, as primeiras opções mostradas para o usuário, são os botões superiores, que são botões de atalho para realizar as principais tarefas da tela. Os botões superiores disponíveis para esta tela são:
Quitar
Como a própria descrição demonstra, esse botão será utilizado para quitar o registro de cartão selecionado, ou seja, ao selecionar um item de cartão da tela e clicar no botão "Quitar", o registro entrará para o caixa geral indicado na mensagem e na conta financeira selecionada para entrada de cartões, realizando assim a entrada do valor deste cartão no caixa geral indicado na mensagem.
Só será possível quitar cartões que estiverem com a situação pendente (registros na cor preta).
Cuidados na Quitação
Antes de realizar a quitação de algum cartão é sempre importante ter alguns cuidados, tais como:
Caixa Geral da Quitação
Ao realizar a quitação de cartões, os registros entrarão para o primeiro caixa geral em aberto.
Exemplo: Estamos realizando a quitação dos registros no dia 11/10/2017, porém temos os caixas gerais abertos desde o dia 09/10/2017.
Sendo assim, nossa quitação de cartões entrará para o caixa geral do dia 09/10/2017 que é o primeiro caixa geral em aberto encontrado pelo sistema.
Os cartões entrarão para o primeiro caixa geral em aberto.
Caixa Geral 1941 de 09/10/2017
Confirma a quitação?
Sem Configuração de Conciliação
Ao realizar a quitação de cartões, se for selecionado algum registro no qual não contém nenhum "Configuração de Conciliação", o sistema não deverá permitir a operação, tendo o usuário que realizar a "Conciliação de Administradoras de Cartões" antes da quitação.
Existem cartões selecionados sem configuração de conciliação!
Configure o cartão com a sua respectiva conta de depósito para a
quitação de cartões
Data de Emissão Superior ao Caixa
Ao realizar a quitação de cartões, se for selecionado algum registro no qual a data de emissão for superior (maior) que a data do caixa geral selecionado, não será possível realizar a operação de quitação e será retornado um alerta indicando a situação.
Exemplo: Estamos realizando a quitação dos registros emitidos no dia 25/10/2017, porém temos o primeiro caixa geral aberto indicado para o dia 09/10/2017, nesse caso o sistema deverá lançar os valores, para esse caixa, mas como a data de emissão do nosso cartão é maior (25/10/2017).
Nesse caso, não será possível realizar a operação. Retornando a mensagem:
Existem cartões selecionados com a data de emissão superior a
data de quitação!
Quitação no Caixa Geral 1941 de 09/10/2017
Verifique antes de continuar.
Estornar
Ao selecionar um item de cartão da tela e clicar no botão "Estornar", o cartão voltará a ficar pendente de quitação, permitindo ao usuário alterar as informações do registro (se o caixa para onde o mesmo foi emitido estiver aberto), excluir o item ou quitar novamente em outro caixa.
Só será possível estornar cartões que estiverem com a situação quitado (registros na cor verde).
Deseja realmente estornar as quitações?
Relatório
Este botão tem a função de gerar um relatório da tela, com as mesmas informações retornadas na consulta e a mesma estrutura de linhas e colunas.
Ajuda
Este botão tem a função de enviar o usuário para manual da tela em questão, na página indicada do SPIDOCs para o mesmo.
Quando o botão estiver desabilitado, significa que o manual não existe ou ainda não foi disponibilizado para o usuário final.
Barra de Configuração de Colunas
Logo abaixo dos "Botões Superiores" temos a Barra de Configuração de Colunas (como as demais telas do sistema), permitindo ao usuário personalizar e formatar a tabela com as informações trazidas. Clique aqui e saiba mais.
Filtros
Na área de filtros é possível selecionar os dados para consultas de registros dos cartões, indicando informações específicas e trazendo resultados mais precisos. Veja os filtros disponíveis na tela de Manutenção de Cartões:
Período
Você poderá filtrar os registros de cartões por período, selecionando por “data de emissão”, “data de quitação ou “data de reembolso” do cartão. Em seguida informe a data inicial e final para a busca nos registros.
Emissão
Quando selecionado o filtro por data de emissão, o sistema deverá buscar os registros com o período no qual os cartão foram emitidos, ou seja, é a data que a venda foi realizada (com forma de pagamento a Cartão/TEF).
Quitação
Quando selecionado o filtro por data de quitação, o sistema deverá buscar os registros com o período no qual os cartão foram quitados, ou seja, é a data do caixa geral para onde o cartão foi vinculado na quitação.
Selecionando este período (data de quitação), o sistema deve trazer somente registros quitados.
Reembolso
Quando selecionado o filtro por data de reembolso, o sistema deverá buscar os registros com o período no qual os cartão foram previstos para quitação, ou seja, é a data no qual o cartão deveria ser quitado.
Orientação: A data de reembolso nem sempre é a mesma data de quitação do cartão. A data de reembolso será mesma, quando o sistema quitar automaticamente os registros de cartões ou se o usuário realizar a quitação diariamente para o dia indicado como reembolso do cartão.
A data de reembolso vem da configuração e conciliação de cartões, no campo "dias reembolso" e a data de quitação é a mesma do caixa geral para onde o cartão foi vinculado ao ser quitado, conforme citado acima.
Exemplo: Realizamos a venda de um item no dia 10/10/2017 com cartão de débito. O valor desse registro deveria entrar (ser reembolsado) no sistema no dia seguinte (11/10/2017), porém a quitação do cartão foi feita somente no dia 15/10/2017. Nesse caso, nossa data de reembolso seria dia 11/10/2017 e a data de quitação é 15/10/2017.
Conciliação
Indicando uma "Conciliação", o sistema deverá trazer na consulta, apenas registros com a conciliação selecionada. Ao selecionar a "conciliação", tenha cuidado ao adicionar as informações do campo "Tipo de Operação", para que as mesmas sejam compatíveis.
Caixa
Neste campo, é possível filtrar por caixa frentista (turno) no qual o registro foi emitido. Ao clicar no ícone da impressora/caixa ( CX ), ao lado do campo “caixa”, o sistema deverá selecionar o turno atual do sistema para filtro. Quando houver mais de um caixa frentista (turno) aberto, será aberta a tela de seleção de caixas, permitindo ao usuário informar manualmente o caixa a ser filtrado.
Cupom
Neste campo, é possível fazer um filtro por número do cupom para o qual o registro de cartão foi vinculado.
Situação
Neste campo, você poderá filtrar os registros por “situação”, trazendo somente cartões “quitados”, “pendentes” ou se desejar poderá selecionar “todas as situações”. Quando não informado nenhum valor para esse campo, deverá trazer qualquer situação (todas as situações).
Cores das Situações
Neste campo, é mostrado uma orientação sobre os cartões filtrados, indicando cada uma das situações por cores.
Não é possível configurar / alterar as cores indicadas nesta tela.
Preta: Nesta situação, é indicado todo e qualquer registro de cartão que ainda estão pendentes de quitação (conforme demais filtros realizados para a consulta de cartões).
Verde: Nesta situação, é indicado todo e qualquer registro de cartão que já está quitado / vinculado para alguma data/caixa (conforme demais filtros realizados para a consulta de cartões).
Vermelho: Nesta situação, é indicado todo e qualquer registro de cartão que foi cancelado, ou seja, sua venda foi realizada, porém o usuário cancelou a transação de TEF para o registro do cartão (conforme demais filtros realizados para a consulta de cartões).
Veja uma imagem de exemplo da consulta de cartões, onde todos os registros trazidos na busca já estão quitados (percebe-se pela cor verde), auxiliando na identificação dos registros trazidos:
Veja outra imagem de exemplo, onde é mostrado duas cores diferentes, indicando que os registros consultados estão quitados (em verde) e outros estão pendentes (em preto):
Pesquisar / Limpar
Após informar os filtros desejados, você ainda poderá configurar o número “máximo de registros” que serão trazidos na consulta, e em seguida, basta clicar em “Pesquisar”, para consultar os itens. Você também poderá clicar em “Limpar” para cancelar / desfazer a configuração realizada para os filtros;
Cabeçalho para agrupamento
Nesta área, será possível arrastar o cabeçalho das colunas para agrupar as informações dos registros listados.
Veja um exemplo abaixo, onde agrupamos os registros por "Nome da Conciliação":
É possível mover qualquer uma das colunas para agrupamento, também será possível adicionar subgrupamentos nesse cabeçalho, veja abaixo um gif de exemplo de agrupamentos:
Excluir Selecionados
Na lista de registros de cartões trazidos na consulta, você poderá “excluir” o(s) item(ns) selecionados. Para realizar a operação você poderá utilizar o botão "Excluir ou selecionar um registro e clicar com botão direito sobre o mesmo, em seguida clicar na opção "Excluir Selecionados".
Confirma exclusão dos cartões?
Cuidados na Exclusão de Cartões
Antes de excluir algum registro de cartão é importante ter alguns cuidados, tais como:
O caixa geral do dia no qual o cartão foi emitido, deve estar aberto, caso contrário, não será possível realizar a exclusão do registro.
Só é possível excluir registros de cartões que foram lançados manualmente no sistema (TEF manual do APCON ou APC), ou seja, registros de cartões lançados através do sistema de TEF não poderão ser excluídos.
Também poderá ser retornado a mensagem "Lançamento foi realizado via TEF, não será possível excluí-lo".
Botões Inferiores
Na parte inferior direita da tela, é possível encontrar os botões para adicionar, alterar ou excluir um ou mais registros.
Novo (Ins)
Além de lançar cartões manuais via APCON, também é possível adicionar um novo registro manualmente através do APC, para isso, basta clicar em “Novo” ou utilizar a tecla Insert (no teclado) e em seguida adicionar as informações do item em questão (conforme veremos a tela a seguir).
Editar (Enter)
Para editar um ou mais registros de cartões, selecione o item em questão e clique em “Editar” ou utilize a tecla Enter (no teclado), em seguida realize a manutenção das informações do item em questão (conforme veremos a tela a seguir).
Para alteração nos dados do registro de cartão, é necessário que o caixa geral para onde o registro foi emitido, esteja aberto.
Caso o caixa geral esteja fechado, ao tentar editar os dados do registro será retornado a mensagem: "O caixa geral deste cartão está fechado, não será possível alterá-lo."
E a tela de digitação de cartões ficará desabilitada para alteração:
Caso seja mostrada a mensagem citada acima, identifique o campo "Data de Emissão" e em seguida reabra o caixa geral desta data.
Após a operação (reabrir o caixa geral), o cartão poderá ser alterado / editado com sucesso.
Excluir (Del)
Para deletar / excluir um registro de cartão, basta selecionar o mesmo e clicar em “Excluir” ou utilizar a tecla Delete (no teclado), em seguida confirmar a exclusão do item em questão.
Confirma exclusão dos cartões?
Você também poderá utilizar a opção "Excluir Selecionados", conforme citado anteriormente.
Após a exclusão o sistema deve retornar a mensagem de "sucesso":
Registros excluídos com sucesso!
Cancelar (Esc)
Para sair da tela de seleção de cartões, além de ter a opção de fechar no “X”, é possível clicar em “Cancelar” ou utilizar a tecla Esc (no teclado).
Digitação de Cartões
Ao adicionar (clicando em Novo) ou editar (clicando em Editar) um registro de cartões, será aberta a tela de Digitação de Cartões, onde é possível realizar a inserção e manutenção de movimento dos mesmos, tendo as seguintes opções para digitação:
Caixa Frentista
Neste campo, será necessário informar um caixa frentista (turno) para inserir o lançamento do cartão. É possível clicar no ícone da impressora/caixa ( CX ), ao lado do campo “caixa”, onde o sistema deverá selecionar o turno atual do sistema para o campo.
Quando houver mais de um caixa frentista (turno) aberto, será aberta a tela de seleção de caixas, permitindo ao usuário informar manualmente o caixa a ser adicionado no campo.
O caixa frentista selecionado deverá levar a data de recebimento (emissão) do cartão, a quitação desse registro entrará para o caixa geral indicado na "data de quitação".
Data Emissão
Este campo deverá informar a data de lançamento do cartão no sistema, onde a mesma deve assumir a mesma data do caixa frentista (turno) selecionado para adicionar o registro do cartão recebido.
Conciliação
Neste campo será possível vincular uma conciliação para o registro de cartão.
A informação do campo "Conciliação" é obrigatória, não sendo possível confirmar / cadastrar um registro de cartões, quando este campo estiver vazio.
Autorização
Neste campo é possível adicionar as informações do código de autorização do cartão. Onde o mesmo poderá ser indicado de duas maneiras, quando o registro for adicionado pelo APCON:
Autorização Cartão Manual
Quando a venda for com forma de pagamento a cartão e o registro for lançado manualmente através do APCON, o sistema deverá gerar os dados do campo com a informação do número do Cupom vinculado, que vem descrito como "Cupom" e seguido do número do mesmo e em seguida o código de autorização do cartão vinculado na inclusão do registro, que vem descrito como "Aut" e seguido do seu código.
Autorização via TEF
Quando a venda for com forma de pagamento a cartão e o registro for lançado com TEF vinculado ao sistema, através do APCON, deverá gerar os dados do campo com a descrição "TEF" antes das informações de autorização e o restante dos itens deverão ser mostradas da mesma forma citada acima.
Autorização via APC
Quando o registro de cartão for lançado através do APC, é possível adicionar qualquer informação para este campo, porém recomendamos que sejam inseridos os dados da mesma forma, para facilitar na identificação das informações.
Lote Número
Neste campo é possível inserir o número do lote para o registro de cartão, podendo o usuário definir o lote que deseja inserir para seus lançamentos de cartões.
Titular
Neste campo é possível indicar o nome do titular do cartão, ou se desejar, podemos lançar o nome do cliente que está utilizando o cartão no momento.
Data Reembolso
Neste campo será possível adicionar a data para reembolso do cartão, ou seja, será informado a data de previsão para entrada dos valores do cartão. Tendo em vista as observações sobre o reembolso, indicadas acima.
Valor
Neste campo deverá ser adicionado o valor total do registro de cartão (já com a soma da Taxa da Administradora inclusa).
Tipo Operação
Neste campo deverá ser informado o tipo de operação do registro, sendo possível selecionar entre as operações de "Débito" ou "Crédito". Ao selecionar o "tipo de operação", verifique as informações passadas para que sejam compatíveis com a "Conciliação" indicada para o registro.
Data Quitação
Este campo deverá informar a data em que o cartão foi quitado no sistema, onde o campo deverá assumir a mesma data do caixa geral em que o registro foi quitado. Na digitação de cartões, o campo deverá permanecer desabilitado e só será preenchido através da operação de "Quitação de Cartões".
Taxa Administradora
Neste campo é possível inserir o valor da taxa cobrada pela administradora do cartão. O usuário poderá clicar no ícone atualizar ( TX ), ao lado do campo "Taxa Administradora", onde o sistema deverá lançar o valor de taxa cadastro na "conciliação" indicada para o registro.
Data Cancelamento ADM
Quando houver o cancelamento da venda com TEF, será mostrado neste campo a data de cancelamento, conforme passada pela administradora do cartão para o TEF.
NSU Cancelamento ADM
Quando houver o cancelamento da venda com TEF, será mostrado neste campo o NSU de cancelamento, conforme passado pela administradora do cartão para o TEF.