Faturas e Notas Faturadas / Boletos
Tudo que você precisa entender sobre Faturas e Notas Faturadas / BoletosEste manual tem como intuito orientar ao usuário na correta utilização da opção de Faturas e Notas Faturas / Boletos, bem como no entendimento da mesma e suas funções;
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
O que é fatura?
A Fatura é um documento utilizado para agrupar notas de vendas realizadas à prazo. Em geral, só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas a prazo, vales ou ordens de frete). Por ser discriminados todos os itens comprados na operação, a fatura também é usada como controle das vendas realizadas para um determinado cliente, realizando o faturamento/fechamento do valor total das compras do cliente no posto.
O que é boleto?
Boleto é um documento / título de cobrança, que pode ser pago em qualquer instituição ou estabelecimento conveniado, até a data de vencimento indicada. Alguns boletos, porém, trazem orientações para que o portador do título possa quitá-lo mesmo após a data preestabelecida como prazo, indicando acréscimos como juros, multas e demais condições (que variam bastante de acordo com cada documento e com a empresa credora). Clique aqui para saber mais
O que é duplicata?
A fatura duplicata mercantil ou simplesmente “duplicata” é uma espécie de título de crédito, que tem como objetivo provar no formato de contrato, a compra e venda de um produto e a efetivação do pagamento ao mesmo, semelhante ao comprovante da nota a prazo. Clique aqui para saber mais.
O que é Ordem de Frete?
A “Ordem de Frete”, também chamada como “Carta de Frete” ou “Ordem de Abastecimento” é um documento usado como autorização de abastecimento, utilização para compras no posto ou demais despesas do motorista, normalmente é aceita em postos de rodovias. O motorista recebe da empresa/transportadora esta ordem de frete, com um valor especificado, onde o mesmo poderá realizar a utilização no posto (que utiliza o serviço de Ordem de Frete), com o determinado valor.
E se eu abastecer um valor menor que a OF?
Caso seja abastecido um valor menor do que está na carta, o motorista poderá receber o troco de diferença em dinheiro, vale troco ou cheque troco.
A OF deve entrar na fatura?
Sim, a ordem de frete nos sistema é identificada semelhante a uma nota a prazo, entrando para o limite de crédito do cliente (motorista ou empresa/transportadora) e gerando uma fatura para o mesmo.
Tela de Faturas
Localizando e entendendo a tela de Faturas / BoletosEsta parte do documento tem o intuito de demonstrar ao usuário sobre a área de faturas e notas faturadas do sistema.
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Localização
Para acessar as faturas e notas faturadas, vá até o APC / Solution, em seguida clique sobre o menu Financeiro e clique sobre Faturas e Notas Faturadas / Boletos.
Emissão de Faturas e Ordens de Frete
Nesta tela, são trazidas as faturas geradas para os clientes e as ordens de frete recebidas nas vendas do APCON. Com possibilidade de consulta das faturas, ainda é possível gerar boletos (com prévia configuração) para as mesmas, entre outras opções que veremos a seguir;
Menu superior
Entendendo as funções do menu superiorNa parte superior, canto direito da tela, é possível encontrar os menus de atalho para as funções de fatura, boletos, notas de faturas entre outras, veja à seguir a função de cada atalho;
Toda e qualquer imagem utilizada neste manual é ilustrativa como forma de demonstrar a utilização do sistema.
Duplicatas
O campo “Duplicatas” permite ao usuário gerar um documento de contrato no formato de duplicata, vinculado da fatura selecionada na tela.
Rel Cupons
O campo “Relação de Cupons de Notas Agrupadas” permite ao usuário gerar um relatório dos cupons agrupados na fatura (se já foi gerado uma nota para a mesma).
- Clique sobre o menu “Rel Cupons”, informe o número da nota agrupada e a série;
- Se preferir, habilite o parâmetro “Mostrar detalhes dos cupons”, para detalhar os itens vendidos em cada cupom;
Em seguida clique em “Visualizar”;
Em nosso exemplo geramos um relatório sem o detalhamento dos cupons;
Faturas /O.F
O campo “Faturas /O.F” permite ao usuário realizar a impressão da fatura selecionada, sendo os tipos de impressão:
Gráfica: Nesta opção, será gerado um relatório na tela com os dados da fatura selecionada, podendo ordenar conforme preferência na geração.
Matricial: Nesta opção, será impresso os dados da fatura selecionada em uma impressora Matricial (se houver).
Direta: Nesta opção, será impresso os dados da fatura selecionada na impressora padrão do windows.
Boleto
O campo “Boleto” permite ao usuário realizar a geração e impressão de boletos (tendo a prévia configuração) para pagamento da fatura selecionada, sendo os tipos de impressão:
Impressão Boleto: Nesta opção, é gerado normalmente o boleto, sendo impresso direto na impressora do windows.
Listagem Boletos / Entrega: Nesta opção, será impresso uma listagem da(s) fatura(s) selecionada(s), para que o cliente identifique as faturas relacionadas ao boleto que está sendo entregue.
Impressão Boleto (Pré Visualização): Nesta opção, é gerado normalmente o boleto, porém, antes da impressão é gerado à visualização do mesmo na tela.
Manutenção de Boletos
Ainda nas opções de impressão citadas acima, você terá as seguintes configurações:
Empresa: Será informado a empresa para o qual foi gerado as faturas e para o qual será gerado o boleto;
Banco: Informe o banco para o qual deseja gerar o boleto (tendo a prévia configuração e o memso estando ativo);
Carteira: Informe a carteira cadastrada para o banco selecionado;
Vencimento Fixo: Informe a data para vencimento do boleto;
Isentar taxa: Se marcado a opção, os encargos do boletos não serão adicionado no valor final do mesmo;
Instruções Adicionais: Informe algumas observações no boleto para seu cliente;
Processamento:
- Boleto: Quando habilitado, gera o boleto e permite a gravação do mesmo em pdf;
- Visualizar: Quando habilitado, permite visualizar o boleto em tela antes de gravar o mesmo em pdf, porém a mesma só terá efeito com a opção “boleto” habilitada;
- Arquivo: Quando habilitado, gera o arquivo de remessa de boleto;
- E-mail: Quando habilitado, faz envio do boleto por e-mail;
- Novo Número: Quando habilitado, gera um novo número para o boleto (caso o mesmo já tenha sido gerado);
Etiquetas: Quando habilitado, gera etiquetas do boleto (quando houver configuração e impressora matricial);
Para saber mais sobre Emissão de Boletos clique aqui.
Nota Agrupada
O campo “Nota Agrupada” permite ao usuário realizar a geração de uma nota agrupada simplificada relacionando todos os cupons já vinculados para a(s) fatura(s) selecionada(s);
Nota / Fatura / Boleto
O campo “Nota / Fatura / Boleto” permite ao usuário realizar a geração das três opções ao mesmo tempo, bastando apenas configurar cada opção em sua respectiva aba;
Filtros
Tudo que você precisa saber sobre Faturas, Notas Faturadas e BoletosEste manual tem como intuito orientar ao usuário na correta utilização da opção de Faturas e Notas Faturas / Boletos, bem como no entendimento da mesma e suas funções;
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Tipo
Informe o tipo de documento que você deseja filtrar, com as possibilidades de consulta de faturas, ordem de frete ou todos os tipos de documentos;
Situação
Informe a situação do documento que você deseja filtrar, com as possibilidade de consultar emitidos, não emitidos, já fechado e sem emissão ou se preferir poderá deixar selecionado a opção de todos, para buscar todas as situações;
Cliente
Informe o cliente que deseja consultar, para que o sistema faça o filtro apenas com documentos que foram gerados com o cliente especificado na seleção;
Período de Compra
Informe o período de compra que deseja consultar, para que o sistema faça o filtro apenas com documentos que foram gerados com o período de compra especificado na seleção. *Este período é configurado no cadastro de clientes, e o mesmo é que define o período em que será fechada a fatura;
Status
Informe o status que deseja consultar, para que o sistema faça o filtro apenas com documentos contendo o status que você selecionar;
Período de Vencimento
Informe o período de vencimento que deseja consultar, para que o sistema faça o filtro apenas com documentos que estejam com a data de vencimento para o período selecionado;
Identificadores
Informe os identificadores que deseja consultar, para que o sistema faça o filtro apenas com documentos contendo as informações digitadas;
Pesquisar / Limpar
Após informar os filtros desejados, basta clicar em “Pesquisar”, para consultar as faturas ou se desejar poderá clicar em “Limpar” para cancelar a configuração realizada para os filtros;
Personalizar
Personalizando as faturas para facilitar na identificaçãoLogo após os filtros, o usuário encontrará o campo de “Personalização”, podendo configurar as cores de status das faturas, de acordo com sua preferência.
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Cada cor configurada deverá facilitar na identificação do status da fatura;
Opções de Faturas
O botão direito do mouse sempre nos traz mais opçõesAinda na área das faturas, você poderá clicar com botão direito, tendo as algumas opções de atalho para as operações;
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Emitir Boleto / Remessa
Nesta opção você encontrará a função de emissão de boletos e remessa (citada anteriormente).
Consultar Notas da Fatura
Nesta opção você poderá visualizar as notas vinculadas à fatura selecionada (semelhante ao Rel Cupon da pág 6). Ao selecionar a opção em questão, deverá abrir a tela de documentos fiscais de emissão própria, porém deverá ser mostrado apenas os cupons vinculados na fatura, onde você poderá editar (se necessário) algumas de suas opções.
Envia Fatura e NFCes por Email
Nesta opção você poderá enviar o documento da fatura seleciona por e-mail, juntamente dos cupons vinculados. O relatório da fatura é enviado no formato de PDF, porém as NFC-es são enviadas no formato de XML.
Histórico de Cobrança
Você também poderá acessar esta opção utilizando o atalho “INSERT” do teclado. Esta tela permite adicionar uma observação/descrição como histórico de cobrança. Esta informação será mostrada na parte de históricos da fatura, conforme veremos em seguida.
Valores Amortizados
Identificando os valores parciais que já foram pagosAo lado direito da área de faturas, é possível visualizar um detalhamento dos valores já amortizados para o documento selecionado, com informação de data e valores já abatidos.
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Nesta área é trazido as seguintes informações:
Data Rec: Este campo traz a data de recebimento do valor amortizado. Valor Rec: Este Campo traz o valor do recebimento a ser amortizado da fatura;
Você poderá ainda visualizar o Total amortizado da fatura, caso houver mais de um recebimento amortizado, o sistema faz a soma e traz esse valor calculado no campo Total.
Notas da Fatura
Identificando as notas que estão vinculadas na faturaLogo abaixo, no canto esquerdo da área de faturas, é possível ter uma visualização rápida dos documentos vinculados à fatura selecionada (semelhante ao apresentado na pág 12);
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Histórico da Fatura
Verificando o log de tudo que foi feito com a faturaAo lado direito das “Notas da Fatura”, é possível ter uma visualização do histórico de tudo que foi feito na fatura, tal como geração de boletos e remessa, envio de e-mail, observações adicionadas, entre outros;
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